OSINKO -hankkeen blogi
Monet meistä kokevat tietotekniikan nopeuttavan työtehtävien suorittamista, parantavan työn laatua tai helpottavan työtä. Tietojärjestelmien perimmäisenä tarkoituksena onkin helpottaa ja nopeuttaa tehtävien hoitamista sekä työssä että vapaalla. Mutta sujuvoittaako tietojärjestelmät aina työtä vai onko niistä enemmänkin ylimääräistä vaivaa?
Työterveyslaitoksen ja Aalto-yliopiston tutkimuksen mukaan yli 65 prosenttia työntekijöistä kokee menettävänsä työaikaa keskimäärin neljä tuntia viikossa tietotekniikan toimimattomuuden, hitauden tai muun hankaluuden vuoksi.
Näiden lukujen edessä moni miettii, onko vain itse niin tyhmä, ettei osaa eikä opi. Kun tietojärjestelmien käyttö on hankalaa ja työ kaikkea muuta kuin sujuvaa, ratkaisuksi tarjotaan työntekijöiden osaamisen kehittämistä. Korjattavaa ajatellaan usein siis olevan ihmisissä eikä työkaluissa. Työterveyslaitoksen erikoistutkija Virpi Kalakosken mukaan näin ajatellaan erityisesti silloin, kun työkalua käytetään aivoilla. Liian painavia, kevyitä tai muuten kelvottomia lapioita kukaan tuskin yrittäisi ”korjata” ihmisiä muuttamalla ja työntekijöiden lihaksia kouluttamalla.
On harhaa, että ohjeilla ja kouluttamalla olisi aina kannattavaa paikata tietojärjestelmien puutteita. Tämä tulos ilmenee FlowIT – Virtaa IT-hankintoihin –tutkimuksisa, joiden mukaan hyvillä työkaluilla saadaan jopa 10 työpäivää lisää. Jos 1 000 hengen yrityksessä jokaisen työ nopeutuisi hyvillä työkaluilla viisikin minuuttia päivässä, tarkoittaisi se yritystasolla joka päivä yli 80 työtuntia lisää aikaa tehdä tavoitteita palvelevaa työtä; siis 10 hengen työpäivän verran joka päivä
Kalakoski nostaa esille tietojärjestelmien helpon opittavuuden hyvän käytettävyyden kulmakivenä. Kyse ei ole vain käyttöönoton mukavuudesta, vaan ajasta, virheistä ja rahasta. Käytettävyyden ja opittavuuden parantuminen tarkoittaa lyhyempiä koulutuksia, aktiivisempaa käyttöä, sujuvampaa työtä, vähemmän virheitä ja enemmän aikaa työskennellä ydintavoitteiden eteen.
Ihmisen kyky omaksua uusia tietoja ja taitoja ja käyttää niitä joustavasti erilaisissa tilanteissa on huikea. Kalakosken mukaan aivoja ei voi kuitenkaan kehittää sen helpommin kuin lihaksiakaan: oppiminen vaatii aikaa, tehokkaita oppimiskeinoja ja sopivia olosuhteita. Kehnojakin tietojärjestelmiä opitaan käyttämään, mutta kannattaako siihen käyttää aikaa, rahaa ja intoa, joita tarvittaisiin itse työssä?